Datenschutzerklärung der SOFiSTiK AG
Version 02 / Juli 2026

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten? 

2.1 Zu den personenbezogenen Daten zählen:

Je nach Nutzung der Software können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: 

• Stammdaten (z. B. Name, Benutzername)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse)
• Anmeldedaten
• Nutzungsdaten
• Geräteinformationen (z. B. Betriebssystem, Softwareversion)
• Protokolldaten (Logfiles)
• Fehler- und Diagnosedaten
• Lizenzinformationen
• Vom Nutzer eingegebene Inhalte
• Kommunikationsdaten (bei Supportanfragen)
• Passwörter (gehasht bzw. verschlüsselt gespeichert) 

Es werden ausschließlich diejenigen Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. 

2.2 Darüber hinaus verarbeiten wir auch folgende sonstige personenbezogene Daten:

• Programm zur Verbesserung der Software: Wenn Sie unsere Software herunterladen und auf Ihrem Endgerät verwenden, ist unser Programm zur Verbesserung der Software standardmäßig aktiviert. In diesem Zusammenhang sammeln wir einige technische Information, wie insbesondere: Informationen über Ihre Softwarenutzung: z. B. Häufigkeit und Dauer der Verwendung unserer Anwendungen und Fehlerinformationen (z. B. Anzahl der Abstürze), Informationen über Ihr Betriebssystem, den Gerätetyp, die Anzeigekonfiguration (z. B. Modell GPU, Anzahl und Auflösung von Display), Informationen über Ihren regionalen Standort, Ihre Landes- und Spracheinstellungen. 
• Wir sammeln diese Informationen, um unsere Software in Bezug auf Qualität, Stabilität, Funktionen und Hardware-Kompatibilität zu verbessern. Wir geben die Informationen nicht an Dritte weiter und führen diese technischen Informationen nicht mit den im SOFiSTiK-Account verarbeiteten persönlichen Daten zusammen. Soweit bei der Bearbeitung der vorgenannten technischen Informationen eine natürliche Person identifiziert werden kann, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO 

Wenn Sie nicht möchten, dass SOFiSTiK Ihre technischen Daten erhebt, können Sie dies jederzeit unterbinden, z. B. mit einem Schlüssel in der Windows-Registry oder über die Einstellungen in dem SOFiSTiK Application Manager. 

• Benutzeraccount: Die Verarbeitung erfolgt, um Ihren SOFiSTiK-Account einzurichten, Sie als Nutzer zu identifizieren, bei technischen Problemen mit Ihnen in Kontakt treten zu können, für Marketingzwecke und zur Gewährleistung einer angenehmen Nutzung unserer Softwareprodukte. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich. Sie erhalten per E-Mail eine Registrierungsmitteilung, die Sie bestätigen müssen, um Ihr SOFiSTiK-Account zu aktivieren (sog. Double Opt-in). Ihre E-Mail-Antwort dient uns als Bestätigung, dass Sie tatsächlich die Person sind, die die Anmeldung vorgenommen hat. Wir löschen Ihre in dem SOFiSTiK-Account gespeicherten Daten nach 37 Monaten es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. 
• Diagnosedaten 
  • Zur Verbesserung der Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse kann die Software technische Diagnosedaten, Ereignisprotokolle oder Absturzinformationen verarbeiten. Personenbezogene Daten werden hierbei nur verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. 
• Sicherheitsprotokolle 
  • Sicherheitsrelevante Ereignisse können protokolliert werden, um Angriffe zu erkennen, Sicherheitsvorfälle zu analysieren und die Integrität der Software sicherzustellen. 
• Telemetrie 
  • Sofern Telemetriedaten erhoben werden, erfolgt dies ausschließlich zu den in diesen Datenschutzinformationen beschriebenen Zwecken und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Soweit aktiviert, kann die Software technische Diagnosedaten übermitteln, beispielsweise: 
• Absturzberichte 
• Fehlermeldungen 
• Betriebssystemversion 
• Softwareversion 
• technische Geräteinformationen

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Verbesserung der Stabilität und Sicherheit der Software. Sofern diese Funktion freiwillig ist, kann sie jederzeit in den Einstellungen deaktiviert werden. 

• Support 
• Wenn Sie den Support kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Informationen verarbeitet, insbesondere: 
• Name 
• E-Mail-Adresse 
• Inhalt der Anfrage 
• Anhänge 
• technische Informationen zur Problemlösung 
• Server-Log-Dateien: 
• Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: 
  • Datum und Uhrzeit der Anforderung, Name der angeforderten Datei 
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde 
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.) 
  • verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem, vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners, übertragene Datenmenge 

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Soweit technisch möglich, erfolgt die Verarbeitung verschlüsselt.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns kurzzeitig gespeichert. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, sodass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug zum einzelnen Nutzer herzustellen. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt. 

2.3 Nutzung der Lernplattform Moodle 

Für die Bereitstellung von Schulungs-, Weiterbildungs- und Informationsangeboten nutzen wir die Lernplattform Moodle.

Im Rahmen der Nutzung von Moodle werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten, die Durchführung von Kursen sowie die Bereitstellung der Lerninhalte erforderlich ist. 

Hierzu können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: 

• Stammdaten (z. B. Name, Benutzername) 
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse) 
• Anmeldedaten und Protokolldaten (z. B. Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, Browserinformationen) 
• Kurs- und Lerndaten (z. B. Kursanmeldungen, Bearbeitungsstände, Testergebnisse, Zertifikate) 
• Kommunikationsdaten (z. B. Beiträge in Foren, Nachrichten oder Kommentare innerhalb der Plattform) 

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bereitstellung und Administration der Lernplattform, der Durchführung von Schulungsmaßnahmen, der Dokumentation von Lernfortschritten sowie der Sicherstellung der Systemsicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit Moodle im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – so weit anwendbar – § 26 BDSG. Darüber hinaus kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und effizienten Bereitstellung einer digitalen Lernplattform. 

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Schulungsmaßnahmen, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Benutzerkonten und zugehörige Daten werden nach Wegfall des Verarbeitungszwecks gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

Sofern Moodle durch einen externen Dienstleister gehostet wird, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. 

4. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet? 

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Abschluss bzw. zur Erfüllung Ihres mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und folglich beenden müssen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter bzw. gesetzlich nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen. 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 

8. Sicherheit

Wir haben technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen getroffen um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unautorisierten Zugriff zu schützen. All unsere Mitarbeiter sowie für uns tätige Dienstleister sind auf die gültigen Datenschutzgesetze verpflichtet. 

Wann immer wir personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten werden diese verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Das heißt, dass Ihre Daten nicht von Dritten missbraucht werden können. Unsere Sicherheitsvorkehrungen unterliegen dabei einem ständigen Verbesserungsprozess und unsere Datenschutzerklärungen werden ständig überarbeitet. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen die aktuelle Version vorliegt. 

10. Cookies

Wenn Sie unsere Internetseiten besuchen, speichern wir möglicherweise Informationen auf Ihrem Computer in Form von Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einem Internetserver an Ihren Browser übertragen und auf dessen Festplatte gespeichert werden. Lediglich die Internet-Protokoll-Adresse wird hierbei gespeichert – keine weiteren personenbezogenen Daten. Diese Information, die in den Cookies gespeichert wird, erlaubt es, Sie bei dem nächsten Besuch auf unserer Internetseite automatisch wiederzuerkennen, wodurch Ihnen die Nutzung erleichtert wird. Natürlich können Sie unsere Internetseiten auch besuchen ohne Cookies zu akzeptieren.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Computer beim nächsten Besuch wiedererkannt wird, können Sie die Verwendung von Cookies auch ablehnen, indem Sie die Einstellungen in Ihrem Browser auf „Cookies ablehnen“ ändern. Die jeweilige Vorgehensweise finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres jeweiligen Browsers. Wenn Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, kann es jedoch zu Einschränkungen in der Nutzung mancher Bereiche unserer Internetseiten kommen. 

12. Welche Datenschutzrechte habe ich? 

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts. 

12.1 Recht auf Auskunft

Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten. 

12.2 Recht auf Berichtigung

Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen. 

12.3 Recht auf Löschung

Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten. 

Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. 

12.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn 

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. 
• die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen, 
• wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder 
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben. 

12.5 Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund berechtigten Interesses, so können Sie diese jederzeit widerrufen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

12.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern 

• wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. 

Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen. 

12.7 Beschwerderecht

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden. 

Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern. 

12.8 Widerrufsrecht der Einwilligung 

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen hiervon gelten nur unter den Voraussetzungen. 

12.9 Automatisierte Entscheidung in Einzelfall einschließlich Profiling 

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen hiervon gelten nur unter den Voraussetzungen.